Metas Claras… Retomando el Blog

Bueno después de varios meses de tener detenido el blog por múltiples asuntos personales y laborales, decidí continuarlo. Esto se dió cuando alguien me compartió el siguiente video que quiero compartir con ustedes:

Cuando me mostraron este video solo pensaba en lo real que era en mi experiencia actual. Quiero destacar de él algunos puntos vitales:

1. Todos los niños tienen una buena actitud y motivación inicialmente: En el mundo laboral contamos con colaboradores con una muy buena actitud, sin embargo, no significa que eso sea suficiente para lograr los objetivos de la organización.  Un poco más adelante comenzamos a ver que el arquero se comienza a cansar. Cuando no se ven resultados esto genera desmotivación por parte de los mismos miembros del equipo.

2. Notese que un niño aparece corriendo detras de un perro: Cuando no se tienen las metas claras es muy posible que los miembros del equipo se dispersen y corran detras de otros objetivos que no valen la pena.

3. De igual manera cuando no se tienen las metas claras es posible que se realicen esfuerzos que van en contra de la estrategia de la organización véase el caso de la niña haciendo «auto-gol»

4. El hecho de que el lider comprenda lo que quiere no significa que todo el equipo lo entienda y lo comparta

Este video me  hizo pensar en cómo poder comunicar efectivamente las metas al equipo de trabajo. A continuación algunos tips:

1. Es importante poder asegurar que los colaboradores tienen las metas por escrito y que están relacionadas con sus objetivos y proyectos en los que trabajan.

2. Comunicar la visión no es un ejercicio de una sola vez, es importante retomarlo siempre que se pueda para que genere recordación.

3. La comunicación no solo depende del qué comuniquemos sino la manera de realizarlo. Es importante que cada lider estructure sus ideas de manera que se exprese de una manera sencilla en la que los colaboradores puedan entender el mensaje.

4. Es importante comunicar constantemente cómo se ha avanzado en alcanzar las metas y cómo el equipo cada vez más se acerca a los esperado por la organización.

5. Para verificar que los colaboradores conocen las metas, es una sugerencia preguntar espontáneamente sobre una de ellas.

6. Lo más más importante, es poder generar «pasión» en los colaboradores. Para ello no es suficiente solo con hablar muy eufóricamente, es necesario, como líder, poder sincronizar las metas de la organización con las metas personales de cada uno. Esta es la tarea más dificil, pero si se logra se tendrá a un equipo motivado, sincronizado y efectivo.

 

La confianza en el equipo de trabajo

Un equipo de trabajo debe tener «sinergia»

Básicamente esta palabra significa que la unión de todos en el equipo logra unos resultados mucho más significativos que si cada uno trabaja por su lado.  De la misma manera el logro de los objetivos está muy ligado a que los integrantes comparten una dirección común y apoyo mutuo.

Uno de las bases para fortalecer la sinergia de un equipo de trabajo es la confianza en el mismo. A continuación 5 tips a tener en cuenta para lograr generar una confianza completa en el equipo

1. Lidere al equipo de manera en que puedan por si solos sean líderes de las actividades de su rol:
   • Es importante que el equipo de proyecto tenga claridad en las actividades que debe realizar cada rol en el proyecto, en caso tal de que no están claras deben hablarse con el equipo y definirlas entre todos. Es importante que cada miembro tenga claridad en su rol.
   • El gerente de proyectos debe tratar de delegar las actividades de una manera controlada tratando de que poco a poco los miembros del equipo traten de tomar decisiones “solos” y lleguen con respuestas antes que con preguntas e inconvenientes. Se debe incentivar al equipo a que siempre que se tengan inconvenientes en el proyecto y al momento de dirigirse al gerente de proyectos deben:
     • Levantar toda la información sobre el inconvenientes.
     • Llegar con mínimo una alternativa de solución con sus pros y sus contras.
     • Comunicar la opción que para ellos es la mejor.
2. No asuma una actividad que debe realizar uno de los miembros del equipo: En ocasiones el gerente de proyectos decide realizar una actividad que debe realizar otro rol porque “El no conoce esta parte” “El no tiene experiencia en lo otro” este es el primer error en el que se incurre debido a que esto genera que los integrantes nunca aprendan las actividades a realizar y se genere dependencia del gerente de proyectos.
3. Genere compromisos particulares y haga que se cumplan: La forma de ir generando confianza en el equipo es por medio de los compromisos del proyecto, con cada uno se debe ir  pactando fechas de entrega con la calidad esperada. Una vez llega la fecha de entrega del compromiso es necesario buscar a la persona responsable solicitando una respuesta. Si el colaborador ha cumplido con el compromiso, reconozca su cumplimiento y mencione que espera que se continúe con ese mismo comportamiento. Si el colaborador no cumple con su compromiso, hable con él solicitando una explicación, todos tendrán una excusa válida o no valida, menciónele que para usted es importante confiar en el equipo y la importancia de cumplir con los compromisos pactados para éste fin.
4. Evite frases que causen desanimo o el efecto «pigmaleon» negativo: El efecto pigmaleon es el suceso con el cual una persona consigue algo debido a que se cree previamente que se puede conseguir.  El pigmaleon negativo se trata de producir en alguien una baja autoestima de algún aspecto particular de tal manera que este aspecto baje o desaparezca. Para este caso siempre trate a su equipo como “capaz” de realizar todas las actividades que se requieren. Evite frases como “eso es muy difícil”, “no creo que se pueda hacer”, “no creo que sepas como hacer esto” por el contrario genere frases positivas que puedan motivar al equipo.
5. Realice seguimiento con la frecuencia que lo requiera el proyecto y sus actividades: Confiar en el equipo no significa que no se realiza monitoreo y control, esta etapa del ciclo de vida de la gerencia de proyectos siempre estará presente.

Qué ocurre cuando un gerente de proyectos no confía en su equipo:

1. El gerente de proyecto termina realizando las tareas que deben hacer los demás miembros del equipo.

2. El gerente de proyectos se vuelve una «mama» que debe ir detrás de cada colaborador solicitando continuamente que se entregue el compromiso, esto genera que el equipo se relaje y dependa de la llamada de atención para poder realizar las actividades a su cargo, finalmente esto genera aún más desconfianza en el equipo y se vuelve un circulo vicioso sin fin.

Cómo afecta el conocimiento al gerente de proyectos?

Cuando inicié como «gerente de proyectos» en una empresa de comercio electrónico mi primer proyecto no fue tan exitoso como lo esperaba, de hecho, mis esfuerzos fueron más de lo debido y los objetivos del proyecto no se cumplieron en su cabalidad.

Porqué? hoy les voy a contar el primer error cometido, en los próximos post les contaré uno a uno los demás

1. Es importante demostrar al equipo de trabajo un liderazgo por parte del gerente de proyectos.

Por ser nueva en la compañía y como muchos del equipo de trabajo conocían más los productos trabajados que yo, perdí mucho liderazgo y seguridad. Aunque en ocasiones se piensa que el gerente de proyectos no debe conocer los detalles técnicos de los proyectos, no se debe exagerar y pensar que no se debe conocer nada técnico, (lo que me decían era «para eso está el líder técnico»)

Había ocasiones en donde no entendía las conversaciones en las reuniones y por evitar interrumpir pensaba «eso es técnico, a mi no me debería interesar» pues me equivocaba porque esta falta de conocimiento hacía que perdiera liderazgo frente al equipo de trabajo. Un gerente de proyectos debe tener todo el conocimiento necesario para que los demás lo consideren un líder. No vayan a malinterpretar lo que les digo creyendo que el gerente de proyectos debe llegar hasta el último nivel de detalle técnico, lo que intento decir es que todos los datos relevantes y que requieran de tomas de decisiones operativas debe conocerlos el gerente de proyectos. No se debe dejar que el equipo de trabajo sienta que el líder está perdido. En mi caso dejé como una lección aprendida seguir los pasos a continuación en los casos en los que no se tiene un conocimiento amplio del tema a trabajar:

a. Leer a profundidad de todos los detalles comerciales y funcionales de los productos, esto incluye preguntar a todo aquel que tenga conocimientos particulares en el tema.

b. Antes de las reuniones hacer una lectura previa de los temas a tratar solicitando el material o los temas al encargado, si se identifica algún término particular que no esté claro, es recomendable acercarse a los expositores antes de la reunión para aclararlo.

c. Cuando se inicia una conversación o exposición en donde existen términos o actividades que no se comprendan, es necesario apuntar todas las dudas que van surgiendo y una vez el expositor termina de hablar o tiene una pausa solicitar la explicación de los términos no entendidos.

d. Como es cierto que usted no va a conocer el 100% de todos los detalles del proyecto o los productos, tenga claridad de qué personas pueden brindarle la información que usted necesita. Clasifique los colaboradores de su proyecto por tipo de información, por ejemplo: Información comercial: Ejecutivo de cuenta Pepito, Información sobre las funcionalidades particulares: Analista Juanito etc. En caso de que usted tenga dudas sobre alguna decisión a tomar y no tenga claro todo el panorama del proyecto, ¡Pregunte!

En conclusión, el liderazgo no es solo conocimiento (que quede claro que este no es el mensaje) pero para poder hacer que el equipo de trabajo confíe en su lider es necesario demostrar que se conoce tanto el proyecto y sus detalles que se pueden tomar en conjunto con el equipo de trabajo las decisiones operativas que surjan.

Si usted es un gerente de proyectos nuevo y no conoce el detalle de los productos o servicios de su empresa o las actividades de su proyecto ¡¡Lea y obtengade los datos relevantes!!!, Si tiene alguna duda que impida tener claridad en las decisiones a tomar ¡¡Pregunte!!

3 Tips para preparar reuniones de seguimiento efectivas.

En ocasiones el gerente de proyectos tiene una carga laboral bastante alta que impide preparar las reuniones de seguimiento, esto puede generar que no se cumpla con el 100% de los objetivos de la misma.

A continuación los siguientes tips de preparación de reuniones de seguimiento:

1. Revise el acta o los compromisos de la reunión anterior. Antes de la reunión informe al equipo los compromisos que se revisarán para que cada uno lleve el estado de dichos compromisos. Con esta actividad logrará los siguientes beneficios:
   1. Se contará con información clara del estado de las tareas en tiempo real.
   2. Evitara tiempos muertos de la reunión mientras el responsable del compromiso busca o levanta la información solicitada.
   3. Facilitará el cierre de las actividades
   4. Evitará actividades en rojo que viajan a lo largo de todas las actas de seguimiento sin una respuesta clara en ninguna reunión por falta de preparación.
2. Tenga una base o estándar donde se encuentren todas las actividades que debe realizar en las reuniones de seguimiento,  para mi caso particular y de manera genérica incluyo las siguientes actividades:
   1. Compromisos pendientes de reunión anterior
   2. Porcentaje de avance de cada etapa
   3. Inconvenientes encontrados – Gestión de solución de inconvenientes
   4. Actividades próximas a realizar
   5. Se han generado cambios? Informar a los involucrados
   6. Gestión de riesgos – Revisión de estado de planes de acción.
   7. Actualización de herramientas de gestión y apoyo al proceso (si aplica)
   8. Lecciones aprendidas  que han surgido hasta el momento
3. Como la agenda presentada en el punto 2 es una agenda muy general, personalícela de la siguiente manera:
   1. Revise el tiempo que tiene propuesto para la reunión.
   2. Priorice los temas a revisar en la reunión y elimine los que no incluirá en la misma.
   3. Para los temas que va a revisar, detalle los puntos en cada uno, a continuación un ejemplo de los ítems a detallar:
      1. Compromisos pendientes de reunión anterior , para evitar buscar y leer el acta anterior consolide los compromisos e inclúyalos como inicio del acta
         1. Compromiso 1
         2. Compromiso 2
         3. Compromiso
      2. Porcentaje de avance
         1. Desarrollo
         2. Quality
      3. Gestión de riesgos – Se incluyen los riesgos altos o los que se planee revisar en el seguimiento, se valida e incluye entre los puntos el plan que se había propuesto  trabajar y sobre este plan se solicitará la información deseada.
         1. Riesgo 1 – Revisión de plan ejecutado
         2. Riesgo 2 – Revisión de plan ejecutado

Seguir estos tips le brindará los siguientes beneficios:

1. La reunión será efectiva, se trabajarán los temas prioritarios y se enfocará en recoger la información que usted necesita
2. El equipo dejará de ver el seguimiento como una “pérdida de tiempo” , se eliminarán los tiempos muertos en la reunión que anteriormente se generaban cuando el equipo buscaba datos que no tenía claro debía entregar
3. El tiempo de la reunión puede tener una reducción lo que causa una disminución de costos del proyecto.

Pequeños incentivos para el equipo de trabajo

Hablando de la experiencia en pymes recuerdo que el equipo de trabajo era bastante particular.

El desarrollador estrella (era muy buen desarrollador) tenía una personalidad bastante fuerte y  un pequeño síndrome de superioridad; él quiso ser coordinador de proyectos y no asimilaba reportar a otra persona con menos habilidades desarrollando y con menor edad.

La diseñadora grafica era freelance, ella era la novia del desarrollador estrella, su trabajo era muy bueno, generalmente lo que más vendía era que los diseños de los portales eran muy llamativos.  En ocasiones era bastante malgeniada y en particular si tenía algún tipo de discusión con su novio.

El diseñador  flash tenía generalmente una carga bastante alta de trabajo (debido a que también realizaba actividades de otra área de la empresa), era una persona reservada de la cual no se sabía a ciencia cierta lo que pensaba, igualmente era una persona fácil de persuadir y en ocasiones se dejaba llevar por la mala energía de algunos miembros del equipo

Los otros dos desarrolladores eran muy buenos en su trabajo pero en ocasiones se dejaban llevar por una mala energía que provocaba el desarrollador estrella.

El comunicador encargado de los textos y demás de las páginas Web era una buena persona y su trabajo era lo esperado.

El comercial, aunque obtenía buenos negocios, era una persona bastante desordenada que llegaba con diferentes prioridades

La coordinadora, analista, apoyo a venta, comunicadora estaba iniciando en esta parte de coordinación y aún habían muchas oportunidades de mejora.

Los dueños, con muchas expectativas del equipo de trabajo, muy empíricos y con bastantes oportunidades para mejorar referentes a recurso humano y metodologías.

Las condiciones para los empleados, a nivel de espacio físico era bastante reducido, salarios por debajo del mercado, sin beneficios extra legales.

En esta época viendo las fortalezas y limitaciones de todo el equipo y aprovechando que estaba viendo una buena materia en la universidad llamada “equipos de alto desempeño” tome la iniciativa de hacer una actividad con todo el equipo, unos talleres para mejorar los vínculos.  Lo primero que hice fue enviar dos test, el primer test era de manera personal donde el objetivo era identificar el tipo de persona y sus motivadores. El segundo test era sobre la percepción de los demás integrantes del equipo (en la sección “material” incluiré los test realizados). En su época junto con mi profesor dimos una revisión a los resultados de estos test y encontramos ciertas oportunidades de mejora que se pueden trabajar.

Con la ayuda de los dueños de la empresa todo el equipo pudo tener una tarde poco convencional a las afueras de la ciudad (en la casa de uno de los dueños). Contraté a la mejor psicóloga del mundo (mi madre) para realizar unos talleres de trabajo en equipo, tolerancia, y para que de una manera objetiva comunicara los resultados de los test.

Aunque no se puede decir que después de este ejercicio todo fue “color de rosa” se generaron ciertos compromisos por parte del equipo que mejoraron el ambiente laboral. Lo importante de estas actividades es que los colaboradores  sienten que la empresa y los líderes se preocupan no solo por recibir ingresos sino también por su gente y el crecimiento del equipo. Cuando una empresa por pequeña que sea invierte en estas actividades el ambiente laboral tiende a tener un mejoramiento.

El conclusión la lección aprendida es que es importante demostrar al equipo de trabajo que para la empresa o para sus jefes es importante, en este caso fue por medio de talleres y charlas en pro del mejoramiento personal  y del equipo, cada empresa o líder tendrá su manera de demostrarlo .

Un poco de mis inicios

Soy ingeniera de sistemas; cuando inicié esta carrera creí que tenía el mundo en mis manos, poco a poco cuando me di cuenta que cuando mis primeras experiencias laborales serían  programando por varios años, dejo de ser tan interesante.

Desde que me gradué siempre tuve en mi mente la idea de que quería hacer algo mucho más administrativo,  aunque era buena programando definitivamente quería algo más.

Mis primeros trabajos fueron 100% en programación y soporte, como inicialmente trabajaba en empresas pequeñas donde tanto el comercial como el equipo de desarrollo hacen roles «toderos» propuse al gerente ser «Coordinadora de Proyectos». Mi experiencia en el tema era muy poca pero tenía toda la actitud (sé que no es suficiente pero por algo se comienza). En ese momento estaba haciendo un postgrado en gerencia de proyectos para ir enfocándome en lo que quería ser.

Este cargo de «Coordinadora» incluía muchas otras actividades, por ejemplo en esta época era un apoyo al área comercial, realizaba el levantamiento de requerimientos de los clientes, realizaba el análisis funcional de los proyectos, presentaba y aprobaba el análisis funcional de los clientes, entregaba esto al área de desarrollo; igualmente cuando los proyectos eran páginas Web y no había comunicador social de turno era la encargada de subir los textos y administrar las páginas, también conformaba el área de “servicio al cliente” atendiendo sus necesidades particulares y dando soporte en caso de algún tema de urgencia, ah y olvidaba, era la encargada de todo lo relacionado con google apps

La experiencia resultó ser muy interesante donde, además de mis actividades como analista-ingeniera de soporte-comercial, con mis pocos conocimientos realizaba una administración de tiempos y costos de proyectos. La empresa aún era desordenada en la parte comercial y en los compromisos con los clientes por lo que aunque se hiciera un trabajo de planeación (muy empírico) siempre se cambiaban las prioridades, lo que hacía que fuera poco productivo. Se hacía lo que se podía.

Los mayores retos:

1. Lograr cumplir con la planeación realizada: En estos inicios este reto no se logró en un 100% porque las pequeñas empresas en ocasiones por tener un mayor flujo de caja dejan de un lado la planeación y la preocupación por la gente centrándose en obtener todos los clientes posibles.

2. Organización en proyectos: Tener un cronograma organiza mucho más los proyectos y ayuda a desglosar las actividades detalladamente. Aunque en su momento mi uso de MSProject se basaba en incluir actividades, recursos y sus costos (aún no trabajaba con línea base), el incluir MSProject en el uso de proyectos trae un beneficio súper interesante.

Objetivo del Blog

Este blog tiene como objetivo comentar todas las experiencias en gerencia de proyectos que voy viviendo, las preguntas que me surgen y la manera de resolverlas, la historia de cómo inicié en este maravilloso mundo de la gerencia de proyectos, los retos que he tenido que comparados con los que vienen no pesan ni el 1%.

No importa toda la lectura que se realice, todos los estudios y certificados, un gerente de proyectos se forma por medio de la experiencia, desde sus inicios en proyectos pequeños sin la necesidad de tener todos los conocimientos en el tema, hasta cuando aplica toda la teoría en los procesos del ciclo de vida de los productos o servicios.